档案管理经验

搞好档案管理工作的几点经验

　　档案管理的重要性我想不必多谈了，凡是从事这项工作的同行，想必对此都会有很深的体会。今天，我做为一名档案管理人员，在多年工作实践中，单就如何搞好档案管理工作得到的一些粗浅见解，在此与大家交流一下。

一、把好公文拟制关

　　公文拟制是档案工作的起点，把好公文拟制关，是做好档案管理工作的基础。把好公文拟制关，要围绕下面几个问题进行：

　　1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等。

　　2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

　　3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

　　4、数字使用不规范。

　　上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，站在做好档案管理工作的角度讲，要尽量将各种问题都解决在核稿阶段，以确保公文的高质量、高水平，从而确保档案的高质量、高水平。

二、做好公文的评估分类

　　公文形成后，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理，在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出具有保存价值的文件进行归档。要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

　　1、重视公文的规范化管理，加强档案部门对文件管理的超前控制，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程科学化、合理化。

　　2、务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

　　3、文秘人员要重视档案知识的学习，最好的办法就是常备一本专业书籍，真正做到边工作、边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。

三、做好档案收集工作

　　在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，具体可以从以下几点着手：

　　1、处理好上级发文。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值。

　　2、处理好本单位自生文件。对于本单位自生文件，应及时将形成该文件的所有资料按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”，初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，不断促进档案工作做的更好

　　要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，或跟同行多交流，接受新信息，比如向电子归档、微机检索过渡，以及使用自动档案柜等。

　　档案管理工作具有很强的挑战性，只要我们以高度的职业责任感、较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理向规范化、科学化发展。